HR-beleid

AI onderdeel van je HR-beleid: hoe dan?

Heb jij ChatGPT al geprobeerd? Om leuke activiteiten uit te zoeken voor de komende vakantie of misschien om iets zakelijks te analyseren? Dat AI-tools als ChatGPT aan een opmars bezig zijn, is allang geen nieuws meer. Zoek je antwoord op een vraag, ben je op zoek naar inspiratie voor een project of wil je een tekst laten schrijven voor je website: ChatGPT geeft je sneller dan het licht antwoord. Dit weten jouw medewerkers inmiddels vast ook en voor veel HR-afdelingen is dat best een uitdaging. Want hoe ga je om met ChatGPT binnen jouw bedrijf?

Natuurlijk heb je altijd de optie om AI-tools binnen jouw organisatie te verbieden. De vraag is alleen of je dit moet willen. Kunstmatige intelligentie biedt namelijk ook veel kansen. Denk aan de mogelijkheid om efficiënter te werken, maar ook aan het verbeteren van de klantervaring met chatbots.

Je kunt er natuurlijk ook voor kiezen om het gebruik van kunstmatige intelligentie helemaal los te laten. Het risico daarvan is dan weer dat vertrouwelijke informatie op straat kan komen te liggen of dat medewerkers met foutieve informatie aan de slag gaan. Ons advies is om te kiezen voor de middenweg: profiteer van de voordelen van kunstmatige intelligentie, maar zorg dat je medewerkers goed weten hoe ze met AI-tools om moeten gaan.

 

Tips gebruik AI

Zorg dat duidelijk is wat wel én wat niet is toegestaan. Hieronder geven we enkele tips.

  1. Train je medewerkers
    • Voor de meeste medewerkers is AI absoluut nog geen gesneden koek. Laat staan dat ze zich bewust zijn van de kansen en risico’s van tools als ChatGPT. Zorg daarom dat het gebruik van kunstmatige intelligentie onderdeel is van een inwerkprogramma of bied jaarlijks een training aan. Tijdens deze training leg je uit wat AI is, hoe het werkt en wat de mogelijkheden zijn. Ook leg je uit dat het gebruiken van vertrouwelijke gegevens nooit is toegestaan. Onbedoeld kunnen de gegevens van medewerkers en/of klanten op straat komen te liggen. Wat je in AI stopt, kan er namelijk ook makkelijk weer uit gehaald worden, door iedereen. En wist je dat AI ‘hallucineert’? AI geeft namelijk altijd een antwoord, ook als het eigenlijk het antwoord niet weet. Leg medewerkers daarom uit dat ze altijd zelf verantwoordelijk blijven voor het gebruiken van de output, ook al is de content door ChatGPT gegenereerd.
  2. Maak heldere afspraken
    • Naast het geven van een training is het verstandig om duidelijke richtlijnen op te stellen. Het personeelshandboek is een goede plek om de afspraken rondom het gebruik van AI vast te leggen. Zo kun je bijvoorbeeld afspreken dat content die is gegenereerd door ChatGPT altijd eerst geverifieerd moet worden voor publicatie. Of spreek af dat medewerkers nooit (gevoelige) bedrijfs- of persoonsinformatie mogen delen met een AI-tool.
  3. Zorg voor heldere verantwoordelijkheden
    • Uiteraard zijn medewerkers er zelf verantwoordelijk voor dat de manier waarop ze AI gebruiken overeenkomt met de afspraken binnen je organisatie. Toch is het bij deze relatief nieuwe technologie slim om een controlerend orgaan aan te stellen binnen de organisatie. Beleg dit bijvoorbeeld bij de afdeling die verantwoordelijk is voor IT security of compliance. Maar er zijn ook bedrijven die dit beleggen bij het management of een stafafdeling zoals HR of communicatie. Welke plek het meest logisch is, verschilt per organisatie en is afhankelijk van de manier waarop jouw bedrijf is ingericht.

Zie jij ook voor jouw organisatie de voordelen van het gebruik van AI-tools en wil je dit stimuleren? Of merk je dat het al volop gebruikt wordt, maar zijn er alleen nog geen afspraken of beleid over het gebruik gemaakt? De HR-adviseurs van QuatroHR denken graag met je mee.

Tips gebruik AI

Zorg dat duidelijk is wat wel én wat niet is toegestaan. Hieronder geven we enkele tips.

  1. Train je medewerkers
    • Voor de meeste medewerkers is AI absoluut nog geen gesneden koek. Laat staan dat ze zich bewust zijn van de kansen en risico’s van tools als ChatGPT. Zorg daarom dat het gebruik van kunstmatige intelligentie onderdeel is van een inwerkprogramma of bied jaarlijks een training aan. Tijdens deze training leg je uit wat AI is, hoe het werkt en wat de mogelijkheden zijn. Ook leg je uit dat het gebruiken van vertrouwelijke gegevens nooit is toegestaan. Onbedoeld kunnen de gegevens van medewerkers en/of klanten op straat komen te liggen. Wat je in AI stopt, kan er namelijk ook makkelijk weer uit gehaald worden, door iedereen. En wist je dat AI ‘hallucineert’? AI geeft namelijk altijd een antwoord, ook als het eigenlijk het antwoord niet weet. Leg medewerkers daarom uit dat ze altijd zelf verantwoordelijk blijven voor het gebruiken van de output, ook al is de content door ChatGPT gegenereerd.
  2. Maak heldere afspraken
    • Naast het geven van een training is het verstandig om duidelijke richtlijnen op te stellen. Het personeelshandboek is een goede plek om de afspraken rondom het gebruik van AI vast te leggen. Zo kun je bijvoorbeeld afspreken dat content die is gegenereerd door ChatGPT altijd eerst geverifieerd moet worden voor publicatie. Of spreek af dat medewerkers nooit (gevoelige) bedrijfs- of persoonsinformatie mogen delen met een AI-tool.
  3. Zorg voor heldere verantwoordelijkheden
    • Uiteraard zijn medewerkers er zelf verantwoordelijk voor dat de manier waarop ze AI gebruiken overeenkomt met de afspraken binnen je organisatie. Toch is het bij deze relatief nieuwe technologie slim om een controlerend orgaan aan te stellen binnen de organisatie. Beleg dit bijvoorbeeld bij de afdeling die verantwoordelijk is voor IT security of compliance. Maar er zijn ook bedrijven die dit beleggen bij het management of een stafafdeling zoals HR of communicatie. Welke plek het meest logisch is, verschilt per organisatie en is afhankelijk van de manier waarop jouw bedrijf is ingericht.

Zie jij ook voor jouw organisatie de voordelen van het gebruik van AI-tools en wil je dit stimuleren? Of merk je dat het al volop gebruikt wordt, maar zijn er alleen nog geen afspraken of beleid over het gebruik gemaakt? De HR-adviseurs van QuatroHR denken graag met je mee.

Benieuwd naar onze oplossing voor jouw HR-vraagstukken?

Nodig ons uit voor een kennismakingsgesprek!

0184 75 05 75 | team@quatrohr.nl