Verzuim

Ga actief aan de slag met het minimaliseren van verzuim

Het managen van verzuim: voor veel mensen klinkt dat als een onmogelijke combinatie. Ziek is toch ziek? Zeker! Toch kun je verzuim binnen je organisatie managen. Denk bijvoorbeeld aan de medewerker die niet komt opdagen omdat er geen binding is met de organisatie, of omdat er thuis problemen zijn. Vaak zien we dat deze groep medewerkers meerdere keren per jaar enkele dagen afwezig is. Benieuwd hoe je als werkgever dit soort verzuim kunt minimaliseren? We geven enkele tips.

1. Houd zelf de regie

Iedereen is wel eens kortdurend ziek, en is het heel begrijpelijk dat medewerkers met een naar buikgriepje zich ziekmelden. Zoals gezegd geldt dat alleen niet voor alle ziekmeldingen. Om grip te houden op het verzuim, is het daarom belangrijk om zelf de regie te houden. Stel bijvoorbeeld de regel in dat je medewerker zich alleen telefonisch mag ziekmelden bij de leidinggevende. Een appje of mailtje is te anoniem en verlaagt de drempel.

Spreek met de leidinggevenden in je organisatie af dat ze bij ziekmelding betrokkenheid tonen, maar ook praktische zaken afstemmen. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Wat vervelend, heb je zelf een beeld hoe lang het duurt en je weer terug bent?
  • Zijn er werkzaamheden die we van je over moeten nemen of afspraken die afgezegd moeten worden?
  • Als thuiswerken een optie is: Zijn er werkzaamheden die je misschien toch thuis kunt en wilt doen op de momenten dat je je misschien iets beter voelt?
  • Laten we om de dag even contact hebben om te kijken hoe het gaat. Zullen we afspreken dat jij mij belt om 16.00 uur?

Op deze manier voelt de medewerker betrokkenheid en is de ziekmelding minder anoniem. Houd er overigens wel rekening mee dat je als werkgever niet zomaar alles mag vragen en vastleggen. Zo is het bijvoorbeeld verboden om je medewerker te vragen naar medische informatie. Voorkom vergissingen en zorg dat je leidinggevenden een set met vragen krijgen die ze kunnen en mogen gebruiken bij een ziekmelding.

2. Ken je verzuimcijfers

Door goed inzicht in je verzuimcijfers weet je ook sneller of een medewerker zich meerdere keren per jaar enkele dagen ziek heeft gemeld. Vaak is er dan meer aan de hand en zonder ingrijpen loop je zelfs het risico dat de medewerker in kwestie langdurig uitvalt.

Bij meerdere ziekmeldingen in een jaar is het daarom verstandig om met de medewerker in gesprek te gaan. Vraag de medewerker hoe hij/zij denkt dat het verzuim ontstaat. Bespreek ook zeker of er zaken op het werk of in de privésfeer spelen die zorgen voor verzuim. Hopelijk achterhaal je zo de oorzaak en kun je samen met je medewerker stappen zetten om ziekmeldingen in de toekomst te voorkomen. Het is overigens verstandig om deze gesprekken vast te leggen in het medewerkerdossier.

Vind je het heel lastig om een oorzaak te achterhalen? Overweeg dan via de arbodienst een verzuimbegeleider in te schakelen. Zorg wel dat je medewerker hiervan op de hoogte is, zodat het niet als een overval aanvoelt. Een afspraak bij de bedrijfsarts is overigens een goed alternatief. Als je heel veel twijfels hebt over een ziekmelding, kun je ook zonder je medewerker te informeren een verzuimbegeleider contact laten opnemen of een bezoek thuis laten brengen. Dit bezoek vindt dan plaats in de tijd dat de medewerker ziek thuis is.

3. Zorg voor een goed verzuimprotocol

Om het verzuim binnen je organisatie te minimaliseren is een goede set aan verzuimregels onmisbaar. De regels geven duidelijkheid en zorgen dat je medewerkers én leidinggevenden een ziekmelding niet als vrijblijvend ervaren. In een verzuimprotocol of huisreglement leg je vast hoe jouw bedrijf omgaat met ziekteverzuim. Bijvoorbeeld dat een medewerker zijn/haar leidinggevende moet bellen bij een ziekmelding en wat de regels zijn als een medewerker tijdens een vakantie ziek wordt. In het verzuimprotocol kun je ook vastleggen dat er bij langdurige ziekte wekelijks een overleg plaatsvindt en dat dat gesprek bij voorkeur op de werkplek is. Hierdoor houd je korte lijnen, blijft er verbinding en kun je snel samen veranderingen in de situatie signaleren en hierover met een bedrijfsarts overleggen.

Meer maatregelen nodig?

Ligt jouw ziekteverzuim flink boven het landelijk gemiddelde? Dan zijn er vaak meer acties nodig om het verzuim terug te dringen. Denk bijvoorbeeld aan het verhogen van de medewerkersbetrokkenheid en het investeren in zaken als opleiding & ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid. Wil je hier graag meer over weten? Wij adviseren je graag.

Benieuwd naar onze oplossing voor jouw HR-vraagstukken?

Nodig ons uit voor een kennismakingsgesprek!

0184 75 05 75 | team@quatrohr.nl